Dlaczego biuro rachunkowe musi posiadać ubezpieczenie OC?

ubezpieczenie OC w biurze rachunkowym

Korzystanie z usług biura rachunkowego to wielkie ułatwienie dla każdego przedsiębiorcy. Zwalnia osoby prowadzące firmę z obowiązków związanych z samodzielnym rejestrowaniem dowodów księgowych przy wszystkich realizowanych transakcjach, przygotowywaniem rozliczeń podatkowych, a także pozwala na uniknięcie kontaktów z urzędem skarbowym. Profesjonalne biuro rachunkowe oferuje rzetelne i zgodne z przepisami prowadzenie ksiąg, wyliczanie zobowiązań podatkowych oraz odpowiednią reakcję na ciągłe zmiany przepisów. Zewnętrzna firma księgowa to także sposób na obniżenie kosztów działalności, ponieważ usługi tego rodzaju są sporo tańsze niż zatrudnienie księgowej na etacie. Dla wielu osób prowadzących działalność gospodarczą w przypadku podpisania umowy z biurem duże znaczenie ma również to, że odpowiada ono za straty spowodowane nieprawidłowymi rozliczeniami dzięki posiadanemu ubezpieczeniu OC. Zobaczmy, jak jest odpowiedzialność biura księgowego i sprawdźmy, dlaczego biuro księgowe musi posiadać polisę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w związku z wykonywanymi usługami.

Ryzyko związane z rozliczeniami podatkowymi

Choć podstawowe zasady prowadzenia księgowości są bardzo precyzyjnie regulowane przez przepisy Ustawy o rachunkowości i stosowne rozporządzenia, to w praktyce poprawne rozliczenia z fiskusem stwarzają masę problemów i wątpliwości. Składa się na to z jednej strony stopień skomplikowania wykonywanej przez firmy działalności, która jest niezwykle różnorodna i często trudna do ujęcia w ramy sztywnych zapisów, z drugiej ogromna ilość przepisów podatkowych oraz tempo ich zmian. Nie jest dla nikogo tajemnicą, że jakość prawa podatkowego pozostawia często wiele do życzenia, co powoduje ogromną różnorodność w podejściu do poszczególnych kwestii przez urzędy skarbowe czy nawet poszczególne szczeble administracji podatkowej. A w niemal identycznych sprawach zapadają często zupełnie inne rozstrzygnięcia, inne potrafią też być wyroki sądowe. Prowadzenie rozliczeń ze skarbówką wiąże się w takiej sytuacji z poważnym ryzykiem popełnienia niezawinionego błędu. Choć w przypadku doświadczonych księgowych i sprawdzonego biura takie niebezpieczeństwo nie jest zbyt duże, to jednak nie można go całkowicie wykluczyć.

Warto pamiętać, że błędy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, w zależności od ich wagi i sposobu, w jaki zostały popełnione oraz tego, czego dotyczą, mogą skutkować odpowiedzialnością karną. Obejmuje to zarówno sankcje przewidziane w Ustawie o rachunkowości, jak i w Kodeksie Karnym, w postaci grzywny, aresztu, a nawet ograniczenia wolności. Konsekwencje nieprawidłowych rozliczeń podatkowych mają również wymiar finansowy, jeśli chodzi o samo zobowiązanie, jak i wynikające z niego odsetki. W razie popełnienia błędu należy nie tylko wpłacić wszystkie spowodowane nim zaległości, ale nierzadko także przewidzianą przez prawo grzywnę.

Każde biuro księgowe ponosi więc podwójną odpowiedzialność. Z jednej strony może zostać ukarane przez fiskusa za niedopatrzenia, pomyłki, a często również w związku z inną czy zmienioną interpretacją konkretnych przepisów przez administrację skarbową. Z drugiej – jest zobowiązane do wyrównania strat, jakie wskutek konkretnego zdarzenia poniósł korzystający z jego usług klient. Trzeba przy tym zadawać sobie sprawę, że przy działalności gospodarczej prowadzonej na większą skalę kwoty, jakie ewentualnie wchodzą w grę, mogą być znaczne. Ponieważ zobowiązania podatkowe przedawniają się dopiero po 5 latach od końca roku, którego dotyczą, należne odsetki mogą również być bardzo duże.

Jak działa polisa OC biura rachunkowego i dlaczego jest niezbędna?

W myśl obowiązujących przepisów każde biuro rachunkowe musi mieć zawartą polisę od odpowiedzialności cywilnej w ramach prowadzonej przez siebie działalności. Obowiązek ten wynika wprost z zapisów Ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów. Biuro musi mieć wykupioną polisę, która zapewnia wypłatę równowartości przynajmniej 10000 euro na jedno zdarzenie, które będzie nią objęte. Kwota gwarancyjna obejmuje działalność związaną ze wszystkimi zadaniami wyliczonymi w Ustawie o rachunkowości, w tym prowadzenie ksiąg rachunkowych, wykonywanie inwentaryzacji i wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, a także przygotowywanie odpowiednich sprawozdań i przechowywanie dokumentacji księgowej.

W sytuacji, gdy biuro rachunkowe prowadzi działalność poszerzoną o usługi związane z doradztwem w zakresie rozliczeń podatkowych, tj. przygotowywanie deklaracji podatkowych albo udzielanie porad z tym związanych, a także zajmuje się ewidencjami podatkowymi lub udziela pomocy z tym związanej, minimalna kwota obowiązkowego ubezpieczenia OC jest powiększana o sumę 5000 euro. Warto wspomnieć, że w przypadku, gdy osoby prowadzące biuro wykonują jednocześnie zawód biegłego rewidenta lub doradcy podatkowego, tym samym podlegając obowiązkowemu ubezpieczeniu z tego tytułu, wówczas ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej związane z działalnością biura rachunkowego nie jest konieczne.

Polisa OC posiadana przez biuro księgowe pozwala na pokrycie strat, które klient może ponieść w związku z działalnością biura w zakresie zaległych zobowiązań podatkowych oraz naliczonych odsetek. W takim przypadku przedsiębiorca, od którego wskutek błędu lub niedopatrzenia biura rachunkowego organy skarbowe pobrały dodatkowy podatek, odsetki, grzywny czy koszty postępowania sądowego może liczyć na zwrot odpowiedniej kwoty wypłaconej przez ubezpieczyciela.

Korzystanie z obowiązkowego ubezpieczenia w związku z prowadzeniem biura rachunkowego jest korzystne zarówna dla samego biura, zwalniając z odpowiedzialności finansowej, jak i klienta, którego straty są pokrywane z polisy.