Jakie miejsce w kosztach firmy zajmują podróże służbowe?

Biznesman z laptopem leży na łóżku hotelowym

Podróże służbowe są zagadnieniem, które pojawia się w wielu firmach, jednak przedsiębiorcy miewają problem z ich prawidłowym rozliczaniem. Problemem jest fakt, że w wielu sytuacjach stanowisko organów podatkowych nie jest w tej sprawie jednoznaczne, a również sądy administracyjne coraz częściej wypowiadają się w sprzeczności z resortem finansów.

Jak więc sobie poradzić i jak prawidłowo rozliczyć podróże w interesach. Z pewnością niezbędne będzie nam do tego doświadczone biuro księgowe, które zajmie się ujęciem tych kosztów w naszym rozliczeniu w taki sposób, aby nie pojawiły się najmniejsze wątpliwości, co do jego poprawności. Co jednak powinniśmy w tej kwestii dokładnie wiedzieć?

Rozliczenie wyjazdu służbowego

Biuro rachunkowe powinno być niezwłocznie poinformowane o naszym służbowym wyjeździe i konieczności jego rozliczenia. Zgodnie z przepisami bowiem mamy 14 dni na dokonanie takiego rozliczenia od momentu zakończenia podróży. W rozliczeniu muszą się znaleźć rachunki, które będą stanowiły potwierdzenie poszczególnych wydatków – jednak kwestia ta nie dotyczy diet oraz wydatków zryczałtowanych. Zdarzają się sytuacje, że rachunku z różnych powodów nie dało się uzyskać, w takiej sytuacji pracownik ma obowiązek przedłożyć oświadczenie o danym wydatku, w którym uargumentuje dlaczego takiego rachunku nie ma. Należy pamiętać, że przedsiębiorca powinien mieć możliwość udokumentowania i potwierdzenia, że odbyta podróż i poniesione w związku z nią koszta miały miejsce z uwagi na możliwość zwiększenia zarobków czy podjęcia współpracy.

Czym właściwie jest podróż służbowa?

Z podróży służbowych mogą korzystać sami przedsiębiorcy, właściciele firm, osoby z nimi współpracujące czy pracownicy. Pod tym pojęciem kryją się wyjazdy w celach zarobkowych, zawodowych, wypełniania określonych obowiązków poza miejscowość, w której znajduje się siedziba danej firmy. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje odpowiednia dieta, jak i zwrot kosztów dojazdu. Wszystkie te kwestie zostaną dokładnie rozliczone przez księgowość.