Jak prowadzić ewidencję urlopów?

kobieta idzie na urlop

Konieczność prowadzenia dokumentacji pracowniczej związana jest z licznymi obowiązkami osoby, która się tym zajmuje. Należy pamiętać, że kartoteka urlopów zakładana jest dla każdego zatrudnionego i należy w niej zawierać nie tylko samą informację o wnioskach urlopowych, ale również o odwołaniu urlopu czy jego przesunięciu. To ważna część obsługi kadrowej każdego przedsiębiorstwa. Może być prowadzona w tradycyjnej papierowej formie lub z wykorzystaniem specjalnie przygotowanego oprogramowania.

Sezon urlopowy to gorący okres w kadrach. Na właścicielu firmy ciąży obowiązek prawidłowego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, uwzględniającej wszystkie zmiany przepisów. Dla spokoju sumienia i zapewnienia bezbłędnej obsługi pracowników warto to zadanie zlecić fachowcom. Jeśli nasze przedsiębiorstwo nie posiada działu kadr, można to zadanie zlecić zewnętrznej firmie. Dzisiaj wiele biur rachunkowych, księgowych czy biur doradztwa podatkowego ma w swojej ofercie usługi z zakresu kadr i płac, co ułatwia funkcjonowanie małych, średnich i dużych firm.

Wnioski urlopowe- niezbędne minimum

W pierwszej kolejności należy pamiętać, że wszystkie dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu powinny być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika niezależnie od ewidencji czasu pracy. W większości wypadków dokumentację należy przechowywać przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym pracownik zakończył wykonywanie pracy dla swojego pracodawcy. Żadna ustawa nie narzuca, jak dokładnie ma wyglądać sam wniosek urlopowy, więc końcowy jego wzór, procedura jego składania i akceptowania zależy od pracodawcy. Informacja o tym powinna znaleźć się w regulaminie pracy lub innych wewnętrznych dokumentach firmy, do których pracownik ma wgląd. Wiele zakładów pracy wymaga, aby pracownik na początku roku określił harmonogram swojego urlopu na 12 miesięcy, aby można było zaplanować rozkład pracy i ewentualne zastępstwa za nieobecnego pracownika. Kodeks pracy przewiduje dwa wymiary urlopu wypoczynkowego: do 20 dni, jeśli pracownik pracuje krócej niż 10 lat; oraz do 26 dni, jeśli pracownik pracuje, co najmniej 10 lat. Wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do etatu zatrudniania i do okresu zatrudnienia.

Skład teczki pracownika- wszystkie niezbędne wnioski w jednym miejscu

Należy pamiętać, że dokumentacja dotycząca urlopu to nie tylko sam wniosek o jego udzielenie. W teczce pracownika powinny znaleźć się wszystkie dokumenty, które związane są z samą procedurą ubiegania się o urlop oraz korzystania z niego. Czyli jeśli pracownik złożył wniosek o urlop, który później wycofał i z niego nie skorzystał, to też powinien on zostać zarchiwizowany. Podobnie jak wnioski, które nie zostały zaakceptowane przez pracodawcę. W teczce powinny znaleźć się też wnioski o przesunięcie terminu urlopu czy wniosek o odwołanie pracownika z urlopu. W tym zbiorze dokumentów kompletujemy wnioski i notatki służbowe związane z urlopem wypoczynkowym. Wszystkie inne dokumenty związane z urlopem macierzyńskim, rodzicielskim, ojcowskim, wychowawczym, urlopem bezpłatnym lub szkoleniowym powinny być przechowywane w odrębnym dziale akt osobowych danego pracownika.