JAK PRZEPROWADZIĆ ZMIANĘ BIURA RACHUNKOWEGO?
Jeśli przedsiębiorca stwierdzi poważne błędy i zaniedbania w sprawach księgowych, powinien zastanowić się nad zmianą biura rachunkowego. Pamiętajmy, że całkowitą odpowiedzialność za rozliczenia księgowe ponosi właśnie przedsiębiorca i to właśnie on jest najbardziej narażony na ewentualne koszty czy kary.
Zmianę biura rachunkowego można przeprowadzić w sposób sprawny i jak najmniej problematyczny, jeśli odpowiednio się do tego przygotujemy.
Zmiana biura rachunkowego w kilku krokach
- W pierwszej kolejności należy wyznaczyć odpowiedni termin na zmianę. Najlepiej wziąć pod uwagę termin końca okresu rozliczeniowego. Dzięki temu nowe biuro rachunkowe, z którym nawiążemy współpracę, będzie miało czas na rzetelne przeprowadzenie kontroli dotychczasowych finansów.
- Zanim wypowiemy umowę poprzedniej firmie rachunkowej, warto szczegółowo omówić szczegóły współpracy z nowym biurem.
- Po wypowiedzeniu umowy firmie rachunkowej należy przystąpić do procesu odzyskiwania wszystkich dokumentów. Niekiedy jest za to odpowiedzialny przedsiębiorca, ale niektóre firmy księgowe same pomagają w sprawnej przeprowadzce biura, biorąc na siebie wszystkie formalności. Dokumenty można odzyskać samodzielnie lub za pośrednictwem kuriera. Po rozwiązaniu umowy biuro rachunkowe ma obowiązek oddać wszystkie oryginały przekazanych dokumentów.
- Niezbędne jest też odwołanie pełnomocnictwa. Biuro rachunkowe może być upoważnione przez przedsiębiorcę do składania deklaracji formularzem UPL-1. Wówczas należy powiadomić urząd skarbowy o zmianie, używając formularza OPL-1. W przypadku innych pełnomocnictw należy odwoływać je pisemnie. Wyjątkiem jest zapis w umowie, że wszystkie pełnomocnictwa wygasają z dniem zakończenia świadczenia usług rachunkowych.
- Następnie należy zgłosić zmianę biura rachunkowego. Zmiana wymaga aktualizacji wpisu przedsiębiorcy do CEIDG. Można tego dokonać, wypełniając formularz CEIDG-1. Zmianę zgłaszamy, udając się do urzędu miasta lub gminy, elektronicznie lub pocztą tradycyjną (po uprzednim poświadczeniu przez notariusza).