Zasady rozliczania kosztów samochodów firmowych

samochody

Każdy przedsiębiorca wie, jak wiele pułapek i niejasności pojawia się w czasie rachowania finansów firmy oraz – a może przede wszystkim – przy ustalaniu należności podatkowych. Regularnym kłopotem okazuje się między innymi rozliczanie kosztów samochodów firmowych – szczególnie tych, które wykorzystywane są również prywatnie. W jaki sposób uwzględnić wydatki na samochód w firmowej księgowości?

Czym właściwie jest auto według firmowej księgowości?

Aby prawidłowo skategoryzować auto w ujęciu ksiąg rachunkowych, należy zastanowić się nad jego funkcjami, przydatnością oraz okresem, przez jaki będzie wykorzystywany w firmie. Jeżeli samochód jest kompletny, w pełni nadaje się do użytku i będzie mógł służyć firmie dłużej niż przez rok, powinien zostać uznany za środki trwałe firmy, czyli rzeczowe aktywa trwałe.

W rozliczeniach należy uwzględnić wartość początkową środków trwałych. Jako wydatki związane z użytkowaniem auta zaliczyć można zakup paliwa, ubezpieczenie, niezbędne naprawy, amortyzację.

Rozliczanie wartości początkowej

Wartość początkową środków trwałych określa się na podstawie ceny ich zakupu oraz innych kosztów związanych z nabyciem, czyli między innymi odpłatnością: transportu, montażu, załadunku, ubezpieczenia na czas transportu, cła. Konieczne jest również uwzględnienie należnego podatku od towarów i usług VAT.

W przypadku samochodów firmowych, które będą wykorzystywane także w celach prywatnych, odliczenie podatku VAT możliwe jest jedynie w 50%. Część opłaty niepodlegająca odliczeniu zwiększa wartość początkową środka trwałego.

Jeżeli na potrzeby zakupu środka trwałego zostały zaciągnięte zobowiązania finansowe, takie jak kredyty czy pożyczki, ich koszty również powinny znaleźć się w rozliczeniu wartości początkowej.

Koszty eksploatacji auta firmowego

Każde auto wymaga regularnego uzupełniania paliwa, wykupu ubezpieczenia, przeprowadzania bieżących napraw czy nabywania części zamiennych. Takie koszty eksploatacyjne mogą być odliczane od przychodu. Dokonuje się tego na bieżąco, uwzględniając je jako wydatki użytkowania rzeczy na potrzeby działalności przedsiębiorstwa.

Limit, jaki obowiązuje przy rozliczaniu opłat związanych z używaniem auta w ramach kosztów podatkowych to 75% kosztów. Możliwe jest jednak nawet stuprocentowe odliczenie takich wydatków pod warunkiem, że pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w ramach działalności gospodarczej, a firma jest w stanie przedstawić dokładną ewidencję przebiegu samochodu.

Odpisy amortyzacyjne

Wpisanie auta do ewidencji środków trwałych umożliwia rozliczenie kosztów nabycia jako odpisów amortyzacyjnych. I w tym przypadku pojawia się jednak ustawowe ograniczenie wartości, jaka może być rozliczana w ten sposób. Dla samochodów osobowych jest to 150 000 zł. Dla samochodów elektrycznych granicą jest stawka 225 000 zł.

Niezbędna dokumentacja

Tak jak we wszystkich pracach księgowych w firmie, tak i w tym przypadku niezbędne jest prowadzenie odpowiedniej dokumentacji ponoszonych kosztów eksploatacyjnych. Dobre biuro księgowe powinno mieć dostęp do wszystkich dowodów potwierdzających ponoszone przez przedsiębiorcę koszta związane z utrzymaniem firmowego auta. Wszystkie faktury i rachunki za paliwo, niezbędne części, przeglądy czy naprawy, powinny być odpowiednio gromadzone – są nieodzownym elementem prawidłowego udokumentowania przejazdów służbowych oraz wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.